O termo workflow surgiu durante a década de 90 como uma das buzzwords do mercado. Com o tempo -- como toda moda -- o interesse do mercado aparentemente diminuiu, com o surgimento de outras ondas (ERPs, etc.). Hoje, o conceito já está razoavelmente solidificado, principalmente em grandes empresas. Mas a promessa inicial não se cumpriu em toda sua extensão, principalmente pela falta de ferramentas intuitivas para a configuração e a administração dos processos internos.
Durante este período (em 1996), eu desenhei um sistema de workflow como uma proposta para uma empresa em Belo Horizonte. A empresa fornecia sistemas administrativos e comerciais, baseados em uma interface convencional. A idéia era modificar o funcionamento do sistema, orientando-o para os processos realizados no dia a dia. A interface básica do usuário era uma caixa de afazeres -- similar a uma caixa de mensagens de email, só que ela indicava a sequência de atividades a fazer, de acordo com as prioridades. O objetivo era manter o foco das atividades e permitir uma navegação mais fácil pelas opções do sistema. Recentemente, retomei a pesquisa deste tipo de interface, agora baseada em aplicações Web. A sua aplicação em ambientes comerciais é bastante óbvia, mas o que mais me interessa agora é a sua extensão para a administração da informação pessoal.
É cada vez mais evidente que a Internet supera por uma larga margem a nossa capacidade interna de processamento de informação. Especialistas reconhecidos recebem literalmente milhares de mensagens por dia [1] [2]; mesmo descartando o spam, restam ainda centenas de mensagens válidas. Porém, muitas das mensagens válidas são na realidade notificações simples, enviadas somente para manter-nos à par do andamento de um processo.
O email é utilizado para este tipo de comunicação por absoluta falta de algo melhor. Além disso, as pessoas nitidamente preferem ter uma fonte de informação primária, mesmo que sobrecarregada, a ter que dividir sua atenção entre diversas fontes. O email se encaixa perfeitamente nesta descrição. O que falta é dispor de ferramentas melhores para organizá-lo e transformá-lo efetivamente em um portal de gerenciamento de informações. As principais carências são:
- Associar contexto às conversações independentes. O GMail oferece uma abordagem interessante, organizando automaticamente as mensagens em conversações lineares, e facilita a pesquisa das mensagens. Outra novidade importante é o uso dos labels no lugar das tradicionais pastas, permitindo a organização das mensagens de uma forma não-hierárquica e multidimensional que é mais rica e intuitiva.
- Organizar a informação no tempo. Várias das conversações que são mantidas por email se referem a processos que estão em andamento. Uma boa interface de gerenciamento pessoal de processos poderia ser associada automaticamente ao email, permitindo a monitoração do andamento destes sem que houvesse necessidade de gerenciar individualmente cada uma das mensagens.
Para que estas mudanças possam ser feitas, é preciso partir de um ponto de vista novo. Não basta pensar na caixa de correio (o inbox) como uma simples lista de mensagens. O GMail já rompeu com parte dos conceitos existentes, trazendo uma abordagem nova para a contextualização das conversações. Porém, ainda falta dotar o sistema de uma maior capacidade de organização no tempo. Uma ferramenta intuitiva de modelagem de processos é necessária, para que cada usuário possa configurar e gerenciar seus próprios processos. A Esther Dyson chamou este tipo de software de VisiProcess em analogia com o VisiCalc, o software que libertou os usuários da necessidade de contar com especialistas em TI para desenvolver modelos financeiros ou matemáticos. Esta ferramenta ainda não existe, mas a demanda está crescendo; falta acertar a mão em um novo paradigma. Quem conseguir encontrará um novo filão de mercado ainda inexplorado para atacar.
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